À partir du 15 juillet 2020 : réouverture de la salle de lecture.

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o Du mardi au jeudi de 9h à 18h.
 
o Accès à l’ensemble des fonds d’archives dans les conditions habituelles, y compris les documents numériques et les microfilms.

o Respect de précautions sanitaires :
  Nombre de places réduit (possibilité de réserver).
  Respect de gestes-barrières notamment port du masque obligatoire.

Comme chaque été, la salle de lecture sera fermée une semaine, du 18 au 20 août 2020.


Récolement : mode d'emploi

La rédaction d’un récolement des archives de la commune est obligatoire à chaque élection municipale (art. 4 de l’arrêté interministériel du 21 décembre 1926), y compris en cas de réélection du maire sortant.

Qu'est-ce qu'un récolement ?

Le récolement est un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives, établi par le maire sortant et signé par lui et le maire nouvellement élu, appuyé sur un relevé des principaux documents conservés par la commune : registres paroissiaux et d’état civil, documents cadastraux, registres des délibérations et des arrêtés municipaux, permis de construire, etc.
Il doit être établi en principe en trois exemplaires papier, destinés respectivement aux maires entrant et sortant, et à la directrice des Archives départementales du Doubs.
L’exemplaire destiné aux Archives départementales sera de préférence adressé sous forme de scan par courriel (archives.departementales@doubs.fr). Mais il reste toujours possible de l’envoyer par courrier postal.


Pourquoi un récolement ?

Cet état des lieux des archives de la commune certifie leur présence au moment du changement de municipalité.
Ce document a une double utilité. Il engage la responsabilité du maire entrant et constitue une décharge pour le sortant : seuls documents retrouvés lors de l’opération sont effectivement pris en charge.


Comment procéder ?

Vous devez dresser la liste des documents en veillant à bien respecter les consignes qui vous sont données : utiliser une case par registre, préciser pour chacun les dates de début et de fin, etc. Un modèle a été rédigé pour vous permettre d’adopter la bonne méthodologie.


L’identification des documents cadastraux n’est pas toujours aisée. Pour mieux les repérer, des photographies de la couverture, de la page de titre et d’une page intérieure de chaque registre ont été réalisées.


Si votre commune a bénéficié récemment d’une visite ou d’une inspection
Dans le rapport qui vous a été adressé, figure la liste des documents dont le relevé vous est demandé dans le récolement. Si vous ne retrouvez pas ce rapport, vous pouvez vous rapprocher des Archives départementales qui en conservent un exemplaire.
Vous devrez alors contrôler la présence des documents avant de copier les informations dans le récolement, sans omettre d’y ajouter les documents produits depuis le passage des Archives départementales.

Si votre commune possède un inventaire
L’inventaire peut faire office de récolement pourvu que vous ayez contrôlé la présence des documents dont la liste y est dressée, et qu’il soit à jour, c’est-à-dire qu’on y ait fait figurer les documents les plus récents.
Vous joindrez à l’inventaire un procès-verbal de prise en charge attestant du transfert de responsabilité sur les archives.